Statuts et règlements

STATUTS ET RÈGLEMENTS

L’Association porte le nom de l’Association provinciale des agences de sécurité, ci-après appelée l’A.P.A.S.

NOM

ARTICLE 1

Les buts de l’A.P.A.S. sont les suivants :

a) Regrouper en association les membres définis à l’article 4;

b) Étudier, promouvoir, protéger et faciliter le développement des intérêts économiques, sociaux et professionnels de ses membres;

c) Promouvoir et maintenir dans toute activité de ses membres les règles d’éthique professionnelle que pourra adopter le Conseil d’administration et faire respecter ces règles par les membres de l’A.P.A.S. au cours de leurs transactions entre eux et avec le public.

d) Favoriser les échanges et les communications entre ses membres.

BUTS ET MISSION

ARTICLE 3

Les membres de l’A.P.A.S. sont les personnes dûment admises à ce titre par le Conseil d’administration de la façon prévue par les règlements.

MEMBRES

ARTICLE 4

ARTICLE 4.1

MEMBRES

Peut devenir membre de l’A.P.A.S.

a) Toute personne qui détient un permis d’agence de sécurité valide et décerné par le Bureau de la sécurité privé;

b) Toute personne dont la demande est faite en conformité avec les exigences d’admission; Seuls les membres en règle avec l’A.P.A.S. ont le droit de vote et le droit d’occuper une fonction officielle au sein du Conseil d’administration de l’Association.

Le Conseil d’administration pourra, par résolution adoptée à la majorité absolue des membres du Conseil d’administration à une assemblée spéciale convoquée à cette fin : réprimander, suspendre ou expulser un membre de l’A.P.A.S. pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a) Il néglige de payer sa contribution annuelle à l’A.P.A.S. dans les délais prescrits;

b) Il fait faillite;

c) Il n’observe pas et ne se conforme pas aux règlements, aux règles d’éthiques ou pour tout autre acte qui, dans l’opinion du Conseil d’administration, porte préjudice à l’A.P.A.S.;

d) Il a été déclaré coupable des infractions mentionnées aux articles 33 et 34 de la Loi sur les Décrets de convention collective [L.R.Q. C. D-2] par jugement final et exécutoire, soit suite au dépôt d’un plaidoyer de culpabilité.

« e) Il a fourni des informations fausses ou mensongères dans la demande d'adhésion;

f) Pour tout autre motif légitime. »

DESTITUTION

ARTICLE 7

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de l’A.P.A.S. Toute démission ne sera valide qu’après acceptation par le Conseil d’administration et prendra effet immédiatement après la fin de l’assemblée au cours de laquelle sa démission a été acceptée. La démission d’un membre ne libère pas ce dernier, du paiement de toute contribution due à l’A.P.A.S. jusqu’au jour où ladite démission prend effet.

DÉMISSION

ARTICLE 6

La demande d’adhésion à l’A.P.A.S. doit être formulée au secrétaire de la façon prescrite par le Conseil d’administration. Cette demande doit être recommandée par au moins deux (2) membres en règle; de l’A.P.A.S. Un chèque; couvrant les frais d’adhésion, doit accompagner la demande.
La personne est définitivement admise comme membre de l’A.P.A.S. lorsque sa demande a reçu un vote affirmatif de la majorité des membres du Conseil d’administration.

ADHÉSION

ARTICLE 5

Les frais d’adhésion à l’A.P.A.S. sont déterminés périodiquement par son Conseil d’administration.

FRAIS D'ADHÉSION

ARTICLE 5.1

ARTICLE 5.2

COTISATION ANNUELLE

La cotisation annuelle pour les membres est déterminée périodiquement par le Conseil d’administration. Le montant est payable dans les trente (30) jours qui suivent l’avis à cet effet.

ARTICLE 8

CONSEIL D'ADMINISTRATION

Les affaires de l’A.P.A.S. sont administrées par un Conseil d’administration composé de cinq (5) membres au minimum ou de dix (10) membres réguliers au maximum élus de la manière prescrites par les règlements.

ARTICLE 8.1

RENCONTRE

Le Conseil d’administration se réunira périodiquement au moins cinq (5) fois par année. L’absence à trois (3) assemblées régulières du Conseil d’administration sans une excuse jugée valable est considérée comme un geste de démission.

ARTICLE 8.2

CONVOCATION

Les assemblées du Conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur demande motivée du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du Conseil d’administration. Elles seront tenues à tout endroit de temps à autre désigné par le président. Toute assemblée des membres du Conseil d’administration sera convoquée au moyen d’un avis écrit de convocation remis personnellement aux membres ou acheminé a ceux-ci par voie électronique ou par envoi de courrier postal, selon l’adresse prévue dans les livres de l’Association ou, si aucune adresse n’est indiquée, à la dernière adresse connue de tel membre du Conseil d’administration par le secrétaire, transmis au moins quinze (15) jours de calendrier avant la date de l’assemblée. Une assemblée des membres du Conseil d’administration pourra être tenue pour toute raison, en tout temps, et à tout endroit, sans avis, si tous les membres qui ont droit à l’avis sont présents en personne ou si tous les membres absents ont signé leur consentement, par écrit, à ce que telle assemblée soit tenue sans avis. Tout membre présent à l’assemblée peut renoncer à l’avis de convocation à toute assemblée.

Nonobstant ce qui précède, l’avis de convocation écrit n’est pas nécessaire dans les circonstances suivantes : Lorsque la première assemblée du Conseil d’administration suit immédiatement l’assemblée générale annuelle des membres et que cette dernière est formellement convoquée; S’il y a urgence dans l’opinion du président, l’avis peut être donné par courrier électronique ou téléphone.

ARTICLE 8.3

QUORUM

Trois (3) ou une proportion équivalente, si plus de cinq (5) membres au Conseil d’administration, forment quorum.

ARTICLE 8.4

VOTATION

Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à un seul vote.

ARTICLE 8.5

ÉLECTION ET DURÉE DES MANDATS

Toute candidature à un poste au Conseil d’administration devra être soumise au secrétaire quinze (15) jours ouvrables avant la date de l’assemblée générale ou de l’assemblée spéciale. Les candidats devront être des membres en règle titulaires de l’A.P.A.S. et devront également être proposé et secondé par deux membres en règle.

Dans le but d’assurer la continuité dans les conseils d’administration, les administrateurs resteront en fonction durant une période de deux (2) ans mais seront élus en vertu d’un système rotatif au rythme de 3/3 administrateurs par année ou par proportion équivalente si le nombre des directeurs est supérieur à six (6).

Immédiatement après l’assemblée annuelle, au cours de laquelle l’élection des administrateurs a eu lieu, le nouveau Conseil se réunit en assemblée spéciale sous la présidence du président sortant de charge, pour choisir parmi ses membres, en vote secret, un président, un premier vice-président, un deuxième vice-président, un secrétaire, un trésorier, un directeur principal et deux directeurs substituts qui entrent en fonction à la fin de cette assemblée. Ces officiers remplissent leur charge jusqu’à l’élection et l’entrée en fonction de leurs successeurs. Aucun administrateur ne peut agir comme président durant plus de deux (2) mandats consécutifs.

Advenant une situation exceptionnelle, le conseil pourra reconduire le mandat du président pour une durée maximale de deux (2) années supplémentaires.

Le Conseil d’administration pourra constituer les comités permanents et pourra former tout autre comité jugé utile à la bonne marche de l’A.P.A.S.

COMITÉ

ARTICLE 9

Les attributions des comités sont celles assignées par le Conseil d’administration, à qui ces comités doivent faire rapport, par écrit, de leurs conclusions ou recommandations.

ATTRIBUTIONS

ARTICLE 9.1

Le Conseil d’administration détermine le nombre de membres pour chaque comité et ces membres sont nommés pour un terme laissé à la discrétion du Conseil d’administration.

COMPOSITION EN TERME D'OFFICE

ARTICLE 9.2

Le procès-verbal de chaque séance de tout comité doit contenir un sommaire de chacun des points discutés et les recommandations finales et, à la discrétion du comité, les raisons pour lesquelles une telle décision a été rendue. Ce procès-verbal doit être remis au secrétaire du Conseil.

PROCÈS-VERBAUX

ARTICLE 9.3

Tout membre en règle avec le Conseil est éligible et peut faire partie d’un comité.

ÉLIGIBILITÉ

ARTICLE 9.4

La majorité des membres constitue le quorum à chacune des rencontres des comités.

QUORUM

ARTICLE 9.5

Le comité de conduite professionnelle est composé d’au moins trois (3) membres nommés par le Conseil d’administration. Ce comité doit prendre connaissance et a juridiction en ce qui concerne les plaintes contre un membre de l’A.P.A.S. lorsqu’il s’agit d’un acte à l’encontre des règlements, des règles d’éthique ou de tous gestes susceptibles de porter préjudice à l’A.P.A.S. Les attributions de ce comité sont d’étudier les règles d’éthique, de recommander tout changement nécessaire au maintien et au rehaussement du niveau moral de la profession, d’interpréter les règles d’éthique, de faire enquête sur toute plainte au sujet de la conduite professionnelle d’un membre et de faire rapport de ses es conclusions et recommandations au Conseil d’administration.

Toute plainte doit être soumise au Conseil d’administration et référée au comité qui prend charge selon les règles de l’art.

COMITÉ DE CONDUITE PROFESSIONNELLE

ARTICLE 9.6

Le Conseil d’administration peut former des comités spéciaux pour étudier toute question particulière pouvant surgir dans l’activité de l’A.P.A.S. Dans la formation de tels comités, le Conseil d’administration doit nommer un de ses membres comme responsable du fonctionnement de chaque comité.

COMITÉ SPÉCIAUX

ARTICLE 9.7

ARTICLE 8.6

FONCTION DES OFFICIERS ÉLUS

ARTICLE 8.6.1

PRÉSIDENT

Le président est l’officier principal de l’A.P.A.S. Il préside toutes les assemblées du Conseil d’administration et des membres de l’A.P.A.S. Il voit à l’exécution des décisions du Conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature, remplit tous les devoirs inhérents à sa charge et il exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autres lui être délégués par le Conseil d’administration.

ARTICLE 8.6.2

1ER VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président de l’A.P.A.S. exerce les pouvoirs et attributions du président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier. En ce cas, il remplace le président. Il siège sur le conseil d’administration du Comité Paritaire des agents de Sécurité.

ARTICLE 8.6.3

2E VICE-PRÉSIDENT

Le deuxième vice-président de l’A.P.A.S. exerce les pouvoirs et attributions du président et ou du premier vice-président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ces derniers. En ce cas, il remplace le cas échéant le président. Il siège sur le conseil d’administration du Comité paritaire des agents de sécurité.

ARTICLE 8.6.4

SECRÉTAIRE

Le secrétaire remplit tous les devoirs généralement attachés à cette fonction. Sans limiter la portée de ce qui précède, il a la garde des livres des procès-verbaux, des archives et de tous les autres registres corporatifs. Il tient à jour le registre des membres de l’A.P.A.S. Il rédige les procès-verbaux d’assemblées et donne les avis requis pour la convocation des assemblées générales des membres et des administrateurs de l’A.P.A.S. Il est d’office secrétaire des assemblées du conseil d’administration de l’A.P.A.S. ou de tout autre comité. Il siège sur le conseil d’administration du Comité Paritaire des Agents Sécurité.

ARTICLE 8.6.5

TRÉSORIER

Le trésorier remplit tous les devoirs généralement attachés à cette fonction. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et des déboursés de l’A.P.A.S. dans les livres appropriés. Il dépose dans une banque, caisse populaire ou compagnie de fiducie déterminée par le Conseil d’administration les deniers et valeurs de l’A.P.A.S. Il ne doit faire aucun déboursé autrement que par chèque et de la manière prescrite par le Conseil d’administration. Il tient un compte exact des revenus et dépenses de l’A.P.A.S. et prépare le bilan, en vue de l’assemblée générale annuelle des membres, il obtient le rapport du vérificateur de l’A.P.A.S. Les livres de comptabilité de l’A.P.A.S. sont tenus au siège social et sont disponibles, en tout temps, à l’examen des membres. Il siège sur le Conseil d’administration du Comité Paritaire des Agents de sécurité.

ARTICLE 8.6.6

DIRECTEUR PRINCIPAL

Le directeur principal, exerce les pouvoirs et attributions du premier vice-président en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de ce dernier. Il siège sur le conseil d’administration du Comité Paritaire des Agents de sécurité.

ARTICLE 8.6.7

DIRECTEURS SUBSTITUTS

(DEUX POSTES)

Les directeurs substituts de l’A.P.A.S. agissent selon leur disponibilité à titre de remplaçant pour combler le cas échéant toute absence d’un membre désigné de l’A.P.A.S. à siéger aux réunions du Conseil d’administration du Comité paritaire des Agents de sécurité ou de l’A.P.A.S.

ARTICLE 8.7

DÉLÉGATION DE POUVOIRS

En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de l’A.P.A.S., ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du Conseil d’administration.

ARTICLE 8.8

VACANCES

En cas de démission ou de décès d’un membre du Conseil d’administration ou de vacances quelconques, les autres membres du Conseil d’administration doivent immédiatement nommer un autre membre qualifié qui reste en fonction jusqu’à la fin du terme d’office de celui qu’il remplace.

ARTICLE 8.9

DESTITUTION

Cesse de faire partie du Conseil d’administration ou d’occuper sa fonction, tout membre qui :

Offre par écrit sa démission au Conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte;

Cesse de posséder les qualifications requises.

ARTICLE 8.10

PROTECTION DES OFFICIERS ET DES ADMINISTRATEURS

Chacun des administrateurs et officiers de l’A.P.A.S. (ainsi que ses héritiers, ayants-droits, exécuteurs testamentaires et administrateurs) est indemnisé et protégé à même les fonds de l’A.P.A.S de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur ou officier peut encourir ou faire à l’occasion de toute action, poursuite, procédure prise, commencée ou terminée contre lui pour tout acte, geste ou affaire quelconque accompli, posé ou transigé dans l’exécution de ses fonctions, excepté les frais, charges et dépenses qu’il pourrait encourir en raison de sa négligence ou de son défaut dans l’exécution de ses fonctions ou encore en raison d’une violation quelconque de la loi sur les compagnies. Cette dernière réserve ne doit pas être interprétée comme empêchant l’A.P.A.S. de régler toute procédure, en tout temps avant jugement, lorsque l’intérêt de l’A.P.A.S. l’exige.

Aucun administrateur ou officier de l’A.P.A.S. ne peut être tenu responsable des actes, actions, négligences, défauts d’un autre administrateur, officier ou employé de l’A.P.A.S. ou pour n’importe quelle autre raison qui serait en violation d’une disposition prévue dans la Loi sur les compagnies.

ARTICLE 8.11

INTÉRÊT

Aucun membre du Conseil d’administration ne peut, sous peine de déchéance de sa charge, avoir un intérêt direct ou indirect dans une entreprise mettant en conflit son intérêt personnel et celui de l’association.

Toutefois, cette déchéance n’a pas lieu si un tel intérêt lui échoit par succession ou donation, pourvu qu’il y renonce ou en dispose avec toute la diligence possible.

ARTICLE 8.12

RÉMUNÉRATION

Sauf si le Conseil en décide autrement, les membres du Conseil d’administration n’ont droit à aucune rémunération. L’A.P.A.S. peut, cependant, leur rembourser leurs frais de voyage et les déboursés qu’ils effectuent pour les affaires de l’A.P.A.S. sur production des pièces justificatives.

ARTICLE 8.13

PERSONNEL ADMINISTRATIF

Le Conseil d’administration peut engager le personnel jugé nécessaire à la conduite des affaires de l’A.P.A.S. et fixer leur rémunération.

ARTICLE 8.14

Les administrateurs peuvent requérir les services d’un conseiller juridique.

CONSEILLER JURIDIQUE

ARTICLE 8.15

INTERPRÉTATION DES RÈGLEMENTS

Le Conseil d’administration décidera de tout cas non prévu dans les présents règlements et de toute question qui a trait à l’interprétation des règlements.

ARTICLE 8.16

EMPRUNT

Le Conseil d’administration est autorisé à :

a) Emprunter de temps à autre, seul ou conjointement et solidairement avec toute autre personne ou compagnie, de l’argent et à obtenir des avances d’une institution financière de son choix sur le crédit de l’A.P.A.S. à telles époques, pour tels montants et à telles conditions qu’ils jugeront à propos; soit en escomptant ou en faisant escompter des effets et instruments négociables faits, tirés, acceptés ou endossés par l’A.P.A.S. soit en découvrant le compte de banque, soit en faisant des arrangements de crédits, soit au moyen d’emprunts, avances et de toute manière.

b) En garantie de tels escomptes, découverts, emprunts, crédits, avances ou autres dettes ou engagements de la part de l’A.P.A.S. à une institution financière ainsi que des intérêts: à donner, hypothéquer, engager ou transporter à ladite institution financière, partie ou totalité des actions, obligations (bons), effets négociables, contrats, dettes de livres, lettres de garantie et autres biens personnels de l’A.P.A.S. et à donner et faire donner à l’institution financière des récépissés d’entrepôt, connaissements, polices d’assurances, garanties, suivant la Loi des institutions financières, des hypothèques, gages et nantissements et autres sûretés additionnelles, des transports, promesses de donner des garanties suivant la Loi des institutions financières, promesses de donner des récépissés d’entrepôt ou des connaissements; de les endosser ou d’en faire le renouvellement, ou de les modifier ou d’en substituer d’autres en tout temps. Ces garanties pourront affecter le tout ou une partie des biens meubles ou immeubles de l’A.P.A.S.

c) Autoriser en tout temps, par résolution du Conseil d’administration, tout directeur ou officier, tout commis, caissier ou autre employé de l’A.P.A.S ou toute autre personne, faisant partie ou non de l’A.P.A.S. à la discrétion des directeurs: à gérer, transiger et régler les affaires bancaires de l’A.P.A.S. avec cette institution financière, à faire, à signer, accepter, tirer, endosser et exécuter pour l’A.P.A.S. et en son nom tout document mentionné au paragraphe précédent et tout autre document ou instrument jugé nécessaire ou utile aux affaires de l’institution financière de l’A.P.A.S. et à recevoir de l’institution financière les chèques payés et autres effets portés au débit du compte de l’A.P.A.S. A créditer tous comptes et tous soldes de comptes entre l’A.P.A.S. et l’institution financière, etc.

d) Exercer généralement vis-à-vis de ladite institution financière tous les droits et pouvoirs conférés à l’A.P.A.S. en vertu de sa Charte et des lois qui la régissent.

e) Déléguer à une ou plusieurs personnes, partie ou totalité des pouvoirs donnés par les présentes aux directeurs.

L’article 39 ci-haut décrit demeurera en vigueur entre l’A.P.A.S. et l’institution financière jusqu’à ce qu’un avis écrit de son abrogation ou de sa modification ait été donné au gérant de la succursale de l’institution financière où le compte de l’A.P.A.S. est tenu et que ce dernier en ait accusé réception par écrit.

Nonobstant ce qui est décrit dans ce règlement, le Conseil d’administration devra convoquer les membres en assemblée spéciale avant d’emprunter ou de contracter une dette qui dépasserait des sommes dues ou versées à un montant supérieur ou égale à 50,000$ à l’intérieur d’une même année fiscale.

L’assemblée annuelle de l’A.P.A.S. se tient à l’endroit, à la date et à l’heure déterminée par le Conseil d’administration.

ASSEMBLÉE ANNUELLE

ARTICLE 10.1

Une assemblée spéciale peut être convoquée par le président ou quatre (4) membres du Conseil d’administration. Sur requête écrite de 25% des membres réguliers, en règle à la date de la dernière assemblée annuelle, le président doit convoquer une telle assemblée. Dans cette dernière éventualité, la requête doit contenir un résumé de l’objet de l’assemblée réclamée et préciser la proposition sur laquelle tous les membres présents seront appelés à exprimer leur avis au moyen d’un vote.

L’avis de convocation de toute assemblée annuelle ou spéciale sera expédié par la poste, ou par voie électronique, au moins quinze (15) jours avant l’assemblée générale et au moins huit (8) jours avant l’assemblée spéciale, à chacun des membres réguliers, à sa dernière adresse enregistrée dans les livres de l’A.P.A.S. La non-réception de l’avis par un ou plusieurs membres n’invalidera pas les décisions prises par l’assemblée.

ASSEMBLÉE SPÉCIALE

ARTICLE 10.2

Le tiers (1/3) des membres réguliers en règle avec l’A.P.A.S. présents à l’assemblée formeront quorum pour toute assemblée annuelle ou spéciale.

Au cas où il n’y aurait pas quorum à une assemblée annuelle ou spéciale, un délai minimum de sept (7) jours et un délai maximum de trente (30) jours est requis. Un avis de cette nouvelle date de l’assemblée doit être envoyé par écrit ou par voie électronique, à tous les membres en règle.

QUORUM

ARTICLE 10.3

À toute assemblée des membres, tous les membres votants auront droit de vote, chaque membre votant ainsi présent à l’assemblée ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides.

à toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir de la majorité des membres présents, par scrutin secret. Les questions soumises à un des membres sont décidées à la majorité des voix des membres présents. Au cas d’égalité de voix, le président a un second vote ou vote prépondérant.

VOTATION

ARTICLE 10.4

Le président ou, en son absence, le premier vice- président devra présider toute assemblée des membres. Si le président, le premier vice-président ou second vice- président sont absents ou refusent d’agir, les personnes présentes peuvent se choisir un président d’assemblée parmi elles.

PRÉSIDENT D'ASSEMBLÉE

ARTICLE 10.5

À l’assemblée annuelle des membres, l’ordre du jour sera le suivant:

Ouverture de la séance ;

Lecture de l’avis de convocation et constatation que l’avis a été dûment donné et qu’il y a quorum;

Lecture des procès-verbaux de la dernière assemblée annuelle et des assemblées spéciales des membres, tenues depuis, s’il y a lieu, et leur approbation;

Présentation du rapport annuel des administrateurs;

Présentation des états financiers et du rapport des vérificateurs;

Discussion du rapport des administrateurs et des états financiers et leur approbation s’il y a lieu;

Élection des administrateurs;

Nomination des vérificateurs;

Confirmation de l’adoption, de la résiliation, de l’amendement ou de la réadoption des règlements, mais seulement à condition que l’avis de convocation en fasse mention;

Autres affaires s’il y en a, à condition que l’avis de convocation en fasse mention.

ORDRE DU JOUR

ARTICLE 10.6

L’année financière de l’A.P.A.S. débute le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année ou à tout autre date qui plaira au Conseil d’administration de fixer de temps à autre.

ANNÉE FINANCIÈRE

ARTICLE 13

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’A.P.A.S. seront signés par les personnes qui seront de temps à autre désignées à cette fin par le Conseil d’administration.

EFFETS BANCAIRES

ARTICLE 14

Le Conseil d’administration fera tenir par le trésorier de l’Association ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association. Ce ou ces livres seront tenus par le secrétaire et/ou le trésorier et seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du C.A.

LIVRES ET COMPTABILITÉ

ARTICLE 15

Les comptes, le bilan et l’état général des revenus et dépenses de l’A.P.A.S. doivent, avant chaque assemblée annuelle à laquelle ils doivent être soumis, être vérifiés par un vérificateur nommé par les membres lors de l’assemblée annuelle précédente.

VÉRIFICATIONS

ARTICLE 15.1